Collaboration #3 : Beekast, au delà des réunions, recréer de la valeur

2 semaines ago
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Ce billet sur la Collaboration s’insère dans une série de contributions qui vont être publiées les mois prochains.
Ce dossier est consacré à la collaboration au sens large, incluant tous les outils permettant les réunions, les échanges, le télétravail et la gestion de projets par exemple.
Nous voulons en effet associer à ce sujet les éditeurs de logiciel, les cabinets conseil, les intégrateurs fonctionnels, et les clients finaux dans de nombreux secteurs d’activité.
Ces contributions et expertises permettront de vous proposer un guide sous forme de recueil qui sera mis à la disposition de tous.

Interview de Nenad Cetkovic, Ceo – Président de BEEKAST

Nenad Cetkovic

 

Laurent Hercé pour Tech-Ethic (TE) : Bonjour Nenad Cetkovic. Pouvez-vous vous présenter ?

Nenad Cetkovic (NC) : Je suis le CEO de Beekast. Beekast est une société française créée il y a peu près 5 ans, qui est basée entre Paris et Nantes.

Elle édite une solution de type SaaS. Cette solution permet tout simplement d’optimiser et d’améliorer les réunions en ligne.

Ces fameuses réunions qu’on a vu émerger depuis maintenant un an en masse, mais depuis quelques années déjà dans le secteur de la formation et dans le secteur RH.

LH : Qu’avez-vous observé en ce domaine ces derniers mois ?

NC : Depuis un an avec le premier confinement, une grande masse d’utilisateurs ont découvert ces outils. De très nombreux utilisateurs de Microsoft Teams qui avaient l’outil sur leur PC depuis des années et qui ne l’ont jamais utilisé, l’ont découvert un bon matin de mars 2020 durant le confinement pour, dans l’urgence, se reconnecter.

Reconnecter, c’était la première étape, avec des réunions qui se sont créées de manière spontanée pour permettre d’échanger. Mais très vite on se rend compte que ces outils sympathiques manquent d’une certaine efficacité, de performance.

Et aujourd’hui, ça devient un vrai sujet puisque le monde des réunions connectées est devenu aussi un monde hybride. Depuis quelques semaines, les gens reviennent aux bureaux, pendant que d’autres sont en télétravail. Les objectifs du monde d’après ne sont pas forcément équivalents à ceux du monde d’avant. 

C’est-à-dire qu’il faudra être performant, il faut recréer de la valeur dans la société. Il faut donc que ces réunions prennent tout leur sens et gardent l’efficacité qu’elles avaient avant quand elles étaient purement présentielles. Et là, se pose un nouveau problème parce qu’une réunion en ligne c’est souvent beaucoup plus de travail qu’avant.

LH : C’est-à-dire, concrètement ?

NC : On se connecte à quatre, cinq, six personnes, on a quelque chose à présenter. Souvent on partage son écran à tout le monde, puis on échange là-dessus. Quelqu’un est obligé de noter tout ce qu’il se dit, tout ce qu’on a décidé, tout ce que l’on voudrait faire. Il faut s’assurer que tout le monde suive, ce qui n’est pas sûr, parce qu’on sait très bien que malheureusement en Visio on peut être distrait, jeter un œil sur son téléphone, regarder ses mails… et d’un coup on est perdu.

Il faut s’assurer aussi que tout le monde a vraiment mis dans cette présentation toute sa valeur, toute son expertise. C’est important, car le but des réunions d’équipe c’est que l’équipe puisse s’exprimer, faire valoir ses atouts. Et puis derrière il va falloir formater tout ça, transmettre tout ce qu’on s’est dit à chacun, les décisions d’actions à transmettre une par une, puis faire le compte rendu de cette réunion.

Il y a beaucoup de temps de préparation avant, pendant et après. Beekast va venir simplifier ce process là.
La première des choses, c’est que vous ne changez rien. Par exemple, si vous savez utiliser PowerPoint, vous savez utiliser Beekast. Vous allez injecter votre présentation, vous allez la partager et la rendre accessible à tout le monde. Chacun va pouvoir être totalement acteur dans la présentation et non plus seulement spectateur. Vous allez pouvoir insérer des slides interactifs qui vont permettre de challenger, d’interroger, de faire participer votre audience.

Vous pouvez leur demander de placer des sujets, de saisir des Post-It avec des informations ou réflexions sur la question. Vous pouvez leur demander de saisir un nuage de mots clefs pour exprimer leurs opinions par rapport à un sujet. Il  y a une trentaine d’activités de bases, qui sont paramétrées, qui vont permettre d’animer votre réunion, de vous assurer que tout le monde dans la salle est actif, suit la réunion et produit vraiment de la valeur.

 

“…le but des réunions d’équipe c’est que l’équipe puisse s’exprimer, faire valoir ses atouts…”

 

Au cours de cette réunion vous allez automatiquement affecter vos décisions et pouvoir les transmettre aux différents participants immédiatement. Vous allez récupérer immédiatement votre compte-rendu avec tout ce qui s’est créé, dans un format Word, et l’éditer avant de l’envoyer à tout le monde.

Comme vous le voyez, beaucoup de réactivité immédiate, pendant l’évènement, et  la capacité de tout de suite synthétiser et conclure l’évènement. C’est le véritable gain de temps, fourni par la solution, le côté technique de ce qu’est Beekast.

LH : Au delà de l’aspect technique, quels sont les gains d’un point de vue humain ?

NC : Le côté social de Beekast est important aussi, et on le voit aujourd’hui émerger. On ne l’a pas vu émerger au début, dans la précipitation de la crise. Aujourd’hui nous arrivons dans un monde où, si l’on est dans une société de logistique, la compétence des gens qu’on recrute n’est pas la capacité à faire évoluer un logiciel de visioconférence.

Parce qu’on les a recruté à priori pour leurs compétences techniques.

Un excellent élément pour la logistique c’est quelqu’un qui maîtrise les process logistiques, qui maîtrise le fonctionnement de la société sur ces aspects là. Il ne faut pas aujourd’hui, dans ce monde “hybride”, que cette personne se retrouve avec un nouveau plafond de verre contre lequel elle ne peut rien, le plafond technologique. 

Si cette personne demain matin n’est pas capable de mener de façon très simple une réunion en ligne, elle va être limitée dans sa performance non pas par ses compétences, mais par un outil qu’elle n’est pas capable de maîtriser. C’est un véritable enjeu d’un point de vue égalité des chances, pour les RH.

Le risque à terme c’est que dans une société, on ne favorise pas forcément la personne la plus performante, mais la personne la plus bidouilleuse. Vous savez, la personne qui va toujours être à l’aise avec la solution de visioconférence et qui va réussir à bricoler un truc.

Un tableau blanc c’est très bien, c’est super sympa, on voit tous à peu près ce que ça fait. Sauf que si l’on se met devant un tableau blanc pour animer le réunion, au bout de 10 minutes, ça ressemble un peu à l’ordonnance de mon médecin quand le système informatique ne marche pas. Il rédige à la main, on prend l’ordonnance, on sait que c’est la solution, mais on se demande ce qu’il y a écrit dessus.

La mode, le mot clef, c’est le fonctionnement hybride : à la fois du télétravail, à la fois du présentiel. Avec des connexions qui font que des personnes qui ne pourront pas assister à une réunion à l’instant donné, pourront la rejoindre un peu plus tard, et quand même y participer. Dans ce monde hybride, on se retrouve avec des gens qui ont de vraies compétences et de la vraie valeur ajoutée pour l’entreprise, mais se retrouvent écrêtés parce qu’ils ne maîtrisent pas l’outil.

C’est ça le cœur du sujet. Ce que nous voulons fournir, c’est l’outil le plus simple, le plus transparent possible. Nous aurons vraiment notre mission dans le futur, le jour où l’on trouvera des entreprises qui utiliseront la solution, sans savoir qu’ils l’utilisent.

Parce que l’outil sera devenu tellement intuitif qu’ils l’utiliseront de manière transparente. Il faut qu’on arrive à ça pour que dans ces réunions virtuelles, les personnes soient dans la même capacité de s’exprimer et de développer la valeur ajoutée qu’elles le sont dans une réunion physique.

Nous avons aujourd’hui la solution la plus à même de répondre à ces besoins là, ce qui fait que nous sommes choisis par de nombreux acteurs, de grandes administrations, de grands groupes comme le ministère de l’intérieur, la CNAV mais aussi Air France, Michelin, qui utilisent par dizaines ou centaines de licences notre solution, dans un univers très spécialisés. Certains grands groupes – comme notamment la MAÏF dans le secteur de l’assurance – déploient même Beekast de manière illimitée à l’ensemble des collaborateurs. 

LH : Vous êtes donc intégré à des grandes solutions, notamment Microsoft et Zoom. Dans cette crise de la Covid19, avez-vous été tiré par ces solutions ? Est-ce que les gens sont passés sur des solutions de visioconférences et ont utilisé votre outil dans la foulée ? 

NC : Oui et non. Oui, nous sommes interfacés aujourd’hui à toutes les solutions de visioconférence du marché. Nous sommes intégrés dans Teams, dans Google Meets, nous étions historiquement intégrés avec des solutions comme Webex ou Skype.

Donc aujourd’hui, vous pouvez l’utiliser avec à peu près n’importe quelle solutions. De plus, notre offre PME comprend un système de Visio open source, Jitsi (plateforme française de visioconférence et qui permet à quelqu’un qui n’aurait pas la visioconférence d’avoir la visioconférence gratuitement). 

Demain matin on peut intégrer, s’il le faut, un logiciel de visio spécialisé. On discute par exemple avec des acteurs qui souhaitent un système propriétaire sécurisé, par exemple dans le secteur bancaire… Et nous pouvons faire cette intégration.

Au départ, Beekast était avant tout une solution utilisée dans le monde de la formation. Il n’y avait pas forcément cette exigence d’avoir une solution de visioconférence associée.

Sur des évènements présentiels nous demandions aux gens d’utiliser leurs téléphones pour interagir, avec des audience de 100, 200, 1000 personnes dans des réunions physiques. Nous avions aussi des sessions de formation où les gens avaient leurs PC devant eux, mais étaient dans une salle. Le côté visioconférence n’était pas forcément incontournable.

LH : En quoi la crise a-t-elle changé la donne ?

NC : Nous n’avons pas forcément été sollicité tout de suite. Vous, comme moi, comme tout le monde, les premières semaines ce qu’on a voulu faire c’était de la réunion en ligne. Donc on s’est mis en téléconférence et cela a renoué le contact. Le besoin d’efficacité n’est pas apparu tout de suite. Il fallait d’abord se re-connecter.

En caricaturant un petit peu, les premières réunions Visio étaient assez compliquées. Tout le monde arrivait avec une minute de retard parce que le micro et la caméra ne fonctionnaient pas… il ne fallait jamais aborder un sujet sérieux les dix premières minutes parce que les gens regardaient ce qu’il se passait chez le contact… parfois le décor derrière, etc. Au début, le fait de se parler suffisait. 

Mais très vite les gens ont compris qu’il y avait en fait une difficulté opérationnelle à monter en puissance. Difficulté qui n’a pas été identifiée par le management mais plus au niveau opérationnel des équipes au quotidien. Le fameux phénomène de “Bottom-Up” qui fait remonter le sujet… Aujourd’hui, dans les administrations on a vu arriver des centaines d’utilisateurs potentiels parce que – au quotidien – ces personnes cherchaient des solutions qui leur permettraient d’accélérer.

 

“…Le besoin d’efficacité n’est pas apparu tout de suite. Il fallait d’abord se re-connecter…”

 

Nous sommes en discussion avec de très grosses organisations et administrations. Ignoré par les DSI de ces structures à l’origine qui ne voyaient pas le besoin émergé de la part des utilisateurs… Mais ceux-ci nous portent chaque jour petit à petit un peu plus, par petit groupes, par petites équipes s’élargissant quotidiennement dans la masse de l’organisation. Ainsi, nous avons acquis des utilisateurs dans de grosses organisations sans jamais avoir vraiment parlé à une DRH, à une DSI ou à une direction d’achats.

Depuis le début de l’année 2021, le paysage change. Car, facteur important en termes de business, en 2021 sont arrivés des budgets qui étaient en lien avec la situation résultant de la crise sanitaire. Les sociétés se sont dit “c’est le moment de sécuriser, de standardiser notre approvisionnement sur des outils”. Le problème est qu’ils n’avaient pas conscience du nombre d’utilisateurs potentiels. Nous avons eu des discussions avec certains acteurs, plutôt des gros acteurs internationaux dans le secteur de l’internet, puis dans le secteur aéronautique, les transports…. et cela se généralise. 

Nos interlocuteurs nous disaient “…je suis parti sur une recherche pour 200 postes, mais j’ai l’impression qu’il y en a 2000 ou 3000 qui vont vouloir l’utiliser. Comment vais-je adresser ce phénomène ?”. Donc, on constate un phénomène d’accélération énorme. Et même si les budgets ne sont malheureusement pas extensibles à volonté en fonction de la situation, on note très clairement un vrai raz-de-marée dans la demande, notamment de la part des grands groupes. 

LH : Donc vous êtes d’abord entrés par la base, puis vous êtes maintenant en direct avec les DSI ?

NC : Oui. Aujourd’hui, nous avons 1200 clients et marques. Plutôt de grandes marques, des administrations même des géants de l’Internet comme Google ou Microsoft… Dans un éventail de secteurs très large qui passe de l’industriel au bancaire, de l’assurance à l’administration, aux ministères etc.

Lors des Cas d’Or, nous étions présents pour un trophée dans le cadre de la formation à distance des fonctionnaires, comme le ministère de l’intérieur qui utilise Beekast. Donc une clientèle très hétéroclite dans son profil, mais avec toujours une caractéristique : la recherche de la simplicité d’usages et de la simplicité déploiement.

LH : Une question qui touche à l’éthique. Vous êtes interfacé avec de très grosses solutions de visioconférence. Vous êtes aussi dans des cas de figures où parfois ce sont les utilisateurs qui vous poussent. Avez-vous une volonté de souveraineté numérique, d’utiliser des Cloud français et de sécuriser les données ?

NC : Tout à fait. Concernant les Cloud français, nous sommes sur un Cloud Amazon et l’on est en pleine réflexion aujourd’hui pour une approche multi Cloud permettant à un acteur important de pouvoir choisir son cloud de référence…

En effet certains acteurs nous demande un Cloud souverain en France, en Allemagne, ou d’autres pays. Depuis le début de l’année, nous avons également lancé la solution en sept langues : le portugais, l’espagnol, l’italien, l’allemand, le néerlandais et l’anglais. Les grands comptes allemands sont aussi friands de Cloud souverains que les grands comptes français. Donc nous sommes dans cette approche là. C’est une approche qui demande un peu de temps pour s’adapter, mais globalement, on y va.

Concernant la sécurité et la confidentialité des données, c’est un vrai sujet.

Nous avons construit des offres qui permettent, notamment pour les grands comptes, à tout utilisateur de disposer de son espace privé. Pourquoi c’est important ? Parce qu’aujourd’hui, très souvent dans ces logiciels, d’énormes logiciels, on achète cinq-dix licences et puis on se les passe. La licence de Jean, on la passe à Paul, puis à Marc le mois d’après parce qu’il en a besoin. Et on oublie que Jean a passé sa licence à Marc mais qu’il y avait toutes ses présentations, ses datas utilisateurs grands comptes. Autant dire que la sécurité des données dans ce cadre là…

Car le principal défaut de sécurité informatique c’est l’humain, ce n’est pas la technologie.  Donc nous avons un système qui permet de créer de manière complètement transparente des comptes à la volée. Un grand compte, qui va signer la solution Beekast et qui va installer sur l’ensemble de ces utilisateurs, va pouvoir ouvrir des comptes au fur et à mesure de ces besoins.

On ne paie que les comptes actifs durant le mois. Par contre, la personne absente ou inactive revient dans son espace avec des présentations qui existent, avec des datas qui existent et ne perd rien. C’est important parce qu’on peut avoir un usage ponctuel, mais ne pas reparamétrer tout le temps.

Donc gain de temps, gain d’efficacité. Mais surtout sa data est protégée, il n’y a que lui qui peut y accéder.

Dans les administrations un peu sensibles, ministère de l’intérieur, ministère des finances, c’est quand même sécurisant de pouvoir se dire que la donnée qui transite lors des réunions plus ou moins confidentielles, n’est pas promenée d’un compte à un autre. C’est un système que nous sommes les seuls à proposer.

L’utilisateur va se connecter avec son compte, c’est totalement transparent, il y a que lui qui va pouvoir y accéder, son espace est vraiment sécurisé et c’est crucial.
Nous faisons un peu l’éducation de nos clients sur ce point là. 

LH : Qu’est-ce que cette crise a changé d’un point de vue humain ?

NC : Nous accordons une place importante aujourd’hui au positionnement. Au rôle social aussi. Lorsque vous êtes dans une société pendant des années, que vous êtes performant, et que vous faites face à une crise comme celle de la Covid… tout à coup vous n’êtes plus en mesure d’exprimer votre compétence du fait d’un outil que vous ne maîtrisez pas.

C’est un vrai risque de fracture numérique/social dans l’entreprise, avec des gens qui vont se retrouver subitement mis à l’écart sur un phénomène technologique. Ce sont des choses qui je pense sont assez importantes. Notre vision c’est de dire que dans l’entreprise, depuis des décennies, il y a des suites bureautiques qui sont installées que personne ne remet en cause. On a arrêté d’écrire à la plume et de vouloir compter avec autre chose qu’un tableur. Mais la crise a ajouté la visioconférence aux outils qui deviennent indispensables.

Les nouvelles générations d’outils doivent justement aider à l’insertion des salariés, et une solution comme Beekast en fait partie. C’est pour moi l’une des missions des DRH aujourd’hui. S’assurer que derrière cette crise sanitaire, il n’y ait pas une crise professionnelle liée à l’absence de compétences, de formation.

LH : Justement, existe-t-il une version gratuite de Beekast qui permettrait, par exemple, à des utilisateurs potentiels de l’utiliser en dehors de l’entreprise, dans les associations ?

NC : Tout à fait, il y a une version d’évaluation disponible sur le site. Si vous vous connectez, vous créez votre compte vous pouvez utiliser la solution. Après nous avons des offres spéciales faites aux écoles et à l’éducation parce qu’on considère que ce marché est important, prioritaire. Nous avons prévu des tarifs préférentiels avec une considération assez originale sur le marché. Nous considérons que lorsqu’on équipe une école, on ne fait payer que les enseignants, et on l’offre à tous les étudiants.

Et puis nous avons aussi un guichet spécial pour les associations, pour les besoins un peu spécifiques, car quelques associations nous demandent en effet des services à titre souvent gratuit pour des besoins ponctuels.

Enfin, la version d’évaluation sur le site vous permet d’utiliser la solution d’ores et déjà avec la quasi intégralité des fonctionnalités.

LH : Nenad Cetkovic, je vous remercie.

 

La période est charnière pour les solutions de collaboration, de travail à distance et de travail hybride. Elles vont être au cœur de l’entreprise des 10 prochaines années, plus qu’elles ne l’ont jamais été. Elles vont constituer un socle de reconstruction et de productivité, et acquérir un statut  qu’elles n’avaient pas forcément jusqu’alors : elles sont devenues indispensables.

Nous avons l’intention dans cette série de donner la parole aux acteurs du numérique français et européens qui facilitent la collaboration et notamment dans ces catégories non exhaustives :

  • Les plateformes collaboratives
  • Les outils d’animation de réunions en ligne
  • Les applications de gestion de projets

Ne soyez donc pas surpris si nous donnons la parole Jalios, Talkspirit, Lumapps, Oodrive, Beekast, Wimi, Jamespot, Sciforma, Planzone, Edward… ainsi qu’aux consultants et experts de ces domaines.
Nous vous invitons à y réagir, à découvrir nos articles dans les prochaines semaines, et à nous faire part de vos expériences si vous le souhaitez. Contactez-nous pour vous exprimer.

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