Ce billet introductif sur la Collaboration lance une série de contributions qui vont être publiées les mois prochains.
Ce dossier sera consacré à la collaboration au sens large, incluant tous les outils permettant les échanges, le télétravail et la gestion de projets par exemple.
Nous voulons en effet associer à ce sujet les éditeurs de logiciel, les cabinets conseil, les intégrateurs fonctionnels, et les clients finaux dans de nombreux secteurs d’activité.
Ces contributions et expertises permettront de vous proposer un guide sous forme de recueil qui sera mis à la disposition de tous.
Il est utile de le rappeler : le contexte Covid a changé, probablement définitivement, certains aspects de nos conditions de travail. A une échelle rarement rencontrée dans l’histoire, et avec une rapidité tout aussi confondante.
Désormais, toutes les organisations, et ceux qui leurs fournissent des services, ont les yeux rivés sur un nouvel horizon. Celui du travail hybride.
Tout indique que plus rien ne sera comme avant, même si, paradoxalement, de nombreux acteurs (collaborateurs ou décideurs) vont tout faire pour retrouver la « sécurité » de leur état antérieur.
Pour ouvrir notre dossier consacré à la collaboration, envisageons donc l’avenir proche, tout autant que le présent.
Collaboration et travail hybride
Microsoft a lancé l’alerte dans un rapport publié au mois de mars : le travail flexible est là pour rester.
On y apprenait ainsi que les employés veulent le meilleur des deux mondes : plus de 70 % des employés souhaitent que les options de travail à distance flexibles continuent, tandis que plus de 65 % ont besoin de plus de temps en personne avec leurs équipes. Pour se préparer, 66 % des décideurs d’entreprise envisagent de reconcevoir les espaces physiques pour mieux s’adapter aux environnements de travail hybrides.
La conclusion est donc la suivante : une flexibilité extrême et un travail hybride définiront le lieu de travail post-pandémique.
Ce qui a inspiré à Satya Nadella, PDG de Microsoft, la réflexion suivante : « Au cours de l’année écoulée, aucun domaine n’a subi de transformation plus rapide que notre façon de travailler. Les attentes des employés évoluent et nous devrons définir la productivité de manière beaucoup plus large — y compris la collaboration, l’apprentissage et le bien-être pour favoriser l’avancement professionnel de chaque travailleur, y compris les travailleurs de première ligne et du savoir, ainsi que pour les nouveaux diplômés et ceux qui sont dans le main-d’œuvre aujourd’hui. Tout cela doit être fait avec flexibilité quant au moment, à l’endroit et à la manière dont les gens travaillent. »
Des différences selon le statut, le sexe et l’ancienneté
L’impact du télétravail et des nouveaux modes de collaboration est différents selon le rôle et le statut des employés.
Ainsi, les décideurs ou dirigeants déclarent également avoir noué des relations plus solides avec leurs collègues (+11 points de pourcentage) et les dirigeants (+19 points de pourcentage), gagner des revenus plus élevés (+17 points de pourcentage) et prendre la totalité ou plus de leurs jours de vacances alloués (+12 points de pourcentage).
Comme l’on peut s’y attendre, les personnes qui se sont le mieux adaptée sont plutôt issues des milléniaux ou de la génération X, des hommes, des travailleurs de l’information et plus avancées dans leur carrière. En revanche, la génération Z, les femmes, les travailleurs de première ligne et ceux qui débutent dans leur carrière ont déclaré avoir eu le plus de difficultés au cours de la dernière année.
Les collaborateurs appellent de leurs vœux la déconnexion. Trente-sept pour cent de la main-d’œuvre mondiale affirme que leurs entreprises leur en demandent trop à un moment comme celui-ci.
La collaboration a maintenu la productivité, mais épuisé les salariés
Les indicateurs montrent que la productivité n’a pas été impactée par le contexte du Covid dans de nombreuses entreprises.
Revers de la médaille, selon les intéressés : l’intensité numérique des journées des travailleurs a considérablement augmenté, le nombre moyen de réunions et de chats augmentant régulièrement depuis l’année dernière.
Selon les indicateurs de Microsoft 365 entre février 2020 et février 2021 :
- Le temps passé dans les réunions Microsoft Teams a plus que doublé (2,5X) dans le monde et, mis à part une baisse en décembre, continue d’augmenter.
- La réunion moyenne est de 10 minutes de plus, passant de 35 à 45 minutes.
- L’utilisateur moyen de Teams envoie 45% de chats en plus par semaine et 42% de chats en plus par personne après les heures de travail, avec des chats par semaine toujours en augmentation.
- Le nombre d’e-mails envoyés aux clients commerciaux et éducatifs en février, par rapport au même mois de l’année dernière, a augmenté de 40,6 milliards.
- Et on constate une augmentation de 66 % du nombre de personnes travaillant sur des documents en partage.
Malheureusement, cette évolution n’est pas structurée et généralement non planifiée, avec 62 % des appels et des réunions non planifiés ou organisés ad hoc.
Les collaborateurs ressentent l’obligation de suivre ce nouveau rythme qui leur est imposé.
Certaines générations sont fragilisées par le travail hybride
Tous les collaborateurs ne sont pas logés à la même enseigne en termes de facilité d’adaptation au travail hybride ou au télétravail.
Paradoxalement, ce sont les deux extrémités du spectre qui sont les plus exposées : les plus jeunes parce qu’ils n’ont pas les moyens financiers de se créer de bonnes conditions de travail, et les plus âgés parce qu’ils n’ont parfois pas l’habitude de manier les outils numériques.
La génération Z est plus susceptible d’être célibataire et au début de sa carrière, ce qui la rend plus susceptible de ressentir les effets de l’isolement, de lutter contre la motivation au travail ou de manquer de moyens financiers pour créer des lieux de travail appropriés à la maison.
Les répondants à l’étude Microsoft ont déclaré qu’ils étaient plus susceptibles d’avoir du mal à concilier travail et vie personnelle (+8 points de pourcentage) et de se sentir épuisés après une journée de travail typique (+8 points de pourcentage) par rapport aux générations plus âgées. La génération Z a également signalé des difficultés à se sentir engagée ou enthousiasmée par le travail, à s’exprimer lors des réunions et à apporter de nouvelles idées à la table.
La collaboration doit élargir les réseaux, pas les réduire
C’est une autre leçon qui semble émerger de la période Covid : le recours à des réseaux d’entreprise et des outils de collaboration ne semble pas toujours se traduire par la création de nouveaux contacts.
Au contraire, il se pourrait qu’il y ait une propension naturelle à se replier sur un environnement proche, connu, familier, et à se couper d’une partie de l’entreprise.
C’est plutôt logique. Nous connaissons déjà le biais des réseaux sociaux, qui fonctionnent pas bulles, et qui vous maintiennent dans ces bulles où ne circulent que des idées proches des vôtres.
Le télétravail peut aussi aboutir au même résultat : vous êtes en réunion avec des personnes qui vous sont familières, qui ont les mêmes objectifs et les mêmes intérêts prioritaires que vous.
Et vous n’échangez directement en one-to-one qu’avec ces personnes.
Le restaurant d’entreprise, où la mixité était présente, la machine à café, où les discussions étaient ouvertes, les couloirs et les toilettes où vous pouviez croiser tout collaborateur inconnu, et même le métro et la rue où vous pouviez entamer une discussion en regagnant votre domicile n’existent plus dans le monde virtuel.
La sécurité aidant (ne pas laisser accéder n’importe qui à n’importe quelle visioconférence, ou groupe), l’univers de travail s’est bel et bien restreint, et certains s’en plaignent à juste titre.
Dr Nancy Baym, chercheuse chez Microsoft, commente ainsi ce biais : « Lorsque vous perdez des connexions, vous arrêtez d’innover. Il est plus difficile pour les nouvelles idées d’entrer et la pensée de groupe devient un frein. »
La collaboration doit trouver des voies pour y pallier.
Un changement qui n’est pas celui de l’entreprise, mais celui de la société dans son entier
Les changements concernant le travail à distance et la collaboration vont avoir un impact bien au-delà du monde de l’entreprise.
Et les changements sociétaux induits vont en retour modifier le monde de l’entreprise.
Il en est ainsi pour la recherche des talents, donc le recrutement.
L’étude Microsoft montrent que 41 % de la main-d’œuvre mondiale est susceptible d’envisager de changer d’employeur actuel au cours de la prochaine année, et 46 % prévoient de faire un changement majeur ou une transition de carrière.
En cause : l’envie de quitter les mégapoles et les grande villes, pour se rapprocher tout à la fois de la nature et de ses proches.
Ce phénomène très marqué (il suffit d’analyser les chiffres du marché immobilier) va encourager le travail à distance et le développement des outils de collaboration, et aura des conséquences bien plus vastes.
Beaucoup d’entreprises du secteur tertiaire vont être amenées à réfléchir à la revente d’une partie de leur patrimoine immobilier, et à l’implantation d’unités de travail plus petites, structurées différemment.
Collaboration et travail hybride : une alliance en plein essor
La période est charnière pour les solutions de collaboration, de travail à distance et de travail hybride. Elles vont être au cœur de l’entreprise des 10 prochaines années, plus qu’elles ne l’ont jamais été. Elles vont constituer un socle de reconstruction et de productivité, et acquérir un statut qu’elles n’avaient pas forcément jusqu’alors : elles sont devenues indispensables.
Nous avons l’intention dans cette série de donner la parole aux acteurs du numérique français et européens qui facilitent la collaboration et notamment dans ces catégories non exhaustives :
- Les plateformes collaboratives
- Les outils d’animation de réunions en ligne
- Les applications de gestion de projets
Ne soyez donc pas surpris si nous donnons la parole Jalios, Talkspirit, Lumapps, Oodrive, Beekast, Wimi, Jamespot, Sciforma, Planzone, Edward… ainsi qu’aux consultants et experts de ces domaines.
A suivre donc …
Nous vous invitons à y réagir, à découvrir nos articles dans les prochaines semaines, et à nous faire part de vos expériences si vous le souhaitez. Contactez-nous pour vous exprimer.
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