Avec la multiplication des outils collaboratifs et de productivité, les organisations doivent composer avec des volumes de données et d’informations toujours plus importants et parfois issus de différentes sources.
Si ces outils se révèlent aujourd’hui indispensables, une mauvaise gestion des données qu’ils génèrent peut avoir un impact négatif sur l’activité des entreprises. Communication ralentie, désengagement des collaborateurs et risques de faille de sécurité : l’éditeur Jamespot vous partage ses conseils pour améliorer la structuration de vos données afin de mieux renforcer votre communication interne.
Une gestion approximative pour un impact réel
Des informations mal organisées peuvent avoir différentes conséquences sur l’activité d’une organisation, et cela indépendamment de sa taille. La plus évidente et la plus connue est la perte de temps.
Qui n’a jamais pesté contre son écran d’ordinateur après avoir passé 15 bonnes minutes à chercher en vain un document, un article ou un compte-rendu ? Une perte de temps généralisée qui ralentit les équipes dans leur prise de décision et réduit leur productivité.
En plus de la question de la productivité, celle de la cybersécurité se pose également. Des données partagées en interne de manière non structurée ou des documents répliqués dans plusieurs versions augmentent considérablement les risques d’erreurs du côté des collaborateurs… provoquant des failles de sécurité et exposant l’entreprise à des attaques externes.
Un risque non négligeable tant l’exposition de données internes peut entraîner des pertes financières considérables pour l’entreprise et lui faire perdre la confiance de ses clients et de ses partenaires.
Selon Gérard Vallet, le Directeur régional Grand Est d’Ouest Ensemble : Entre 50 et 60% des PME ayant été victimes de cyberattaques mettent la clé sous la porte dans les 18 mois qui suivent.
Enfin, en plus d’une perte de productivité chez les collaborateurs, une mauvaise structuration des données fait passer les collaborateurs à côté de certaines informations, relatives à l’entreprise et à son quotidien.
Le travail hybride étant à présent bien établi, une mauvaise circulation de l’information peut renforcer le sentiment d’isolement que peuvent ressentir les collaborateurs lors du travail à distance et aboutir à davantage de frustration et de désengagement.
Comment mieux structurer ses données ?
Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour éviter ce type de situation et fluidifier sa communication interne.
Tout d’abord, centraliser sa communication d’entreprise dans une solution unique. Nombreuses sont les entreprises à avoir déployés plusieurs outils internes lors de la crise sanitaire, de peur que les collaborateurs ne soient pas suffisamment outillés pour communiquer et poursuivre leur activité.
Centraliser sa communication et ses ressources dans une solution unique comme Jamespot permet non seulement de limiter les coûts en matière d’outils internes mais aussi de renforcer la sécurité de son système d’information en réduisant le nombre de portes d’entrée potentielles vers ce dernier.
Vient ensuite le partage d’informations grâce au système de groupes ou de communautés sur lequel la majorité des solutions numériques reposent. Les collaborateurs rejoignent des espaces collaboratifs dans lesquels il leur est possible d’échanger directement et de partager ressources et documents. Les données sont alors réparties de manière ciblée et stockées dans des banques documentaires accessibles uniquement par les membres du groupe.
En plus des groupes, les dossiers et le système de tags permettent d’affiner encore davantage le partage et l’accès aux informations. Une fois l’information partagée dans le bon groupe, il est indispensable de la classer en fonction d’une arborescence, c’est-à-dire la classer dans un dossier selon son type et la thématique concernée. Enfin, les tags vont permettre d’aller plus loin dans la logique des thématiques en regroupant des contenus de différents groupes sous un même tag : idéal pour rendre des contenus transverses et éviter tout cloisonnement de l’information.
Pour finir, les administrateurs, c’est-à-dire les personnes qui vont gérer les groupes et partager régulièrement des informations à leurs collaborateurs, doivent être en mesure de répartir les informations sur la plateforme en fonction de leur importance : un article pour des informations riches et structurées comme le lancement d’un projet, le messenger pour des échanges rapides avec leurs équipes ou encore le Flash Info, une application Jamespot qui permet d’épingler en haut de la plateforme un contenu de première importance.
Conclusion
La gestion et la structuration des données a un impact puissant sur la communication des organisations : elle affecte autant la productivité des collaborateurs, en leur permettant d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, que la capacité des entreprises à se prémunir contre les failles de sécurité et les attaques extérieures. De par leurs mesures de sécurité renforcées et leur capacité à scinder et à partager les données en fonction de l’audience visée, les solutions collaboratives offrent aux professionnels les outils nécessaires pour structurer leurs données et leur communication interne.
Pour en savoir plus, découvrez le pack de structuration des informations proposé par Jamespot, ou demandez une démonstration.
