La crise du Covid a considérablement accéléré la digitalisation des entreprises, selon une étude du cabinet McKinsey, qui estime cette avancée à environ 7 ans. En France, 71 % des entreprises ont accéléré leur transformation digitale en réponse à la demande croissante de télétravail.
Cette transition rapide a posé des défis majeurs aux départements des systèmes d’information (DSI), surtout pour celles qui n’avaient pas encore adopté le télétravail. D’après une enquête d’AppDynamics, 95 % des organisations ont dû revoir leurs priorités technologiques.
Positionnement stratégique
Pendant la crise du Covid, la fonction informatique a gagné en importance et en reconnaissance au sein des entreprises, devenant une fonction stratégique capable de s’adapter rapidement aux changements. La DSI bénéficie désormais de plus de visibilité et de confiance de la part des équipes.
La collaboration avec les différents métiers de l’entreprise est cruciale, car un manque d’alignement avec eux est souvent la cause principale des échecs des projets de transformation numérique, selon une étude d’IDC. Enfin, il est important pour la DSI de s’entourer des bonnes personnes, incluant des spécialistes en innovation, pour apporter des améliorations structurelles et organisationnelles.
Transformer une organisation nécessite également de moderniser le système d’information (SI) en mettant à jour les logiciels, l’infrastructure et le matériel informatique obsolètes, appelés systèmes hérités ou legacy. Ces systèmes vieillissants sont un frein majeur à la transformation numérique, car ils sont coûteux à maintenir et ne communiquent pas bien avec les logiciels modernes, créant des silos de données, une perte de temps et des risques de sécurité.
Selon une enquête de Couchbase, 72 % des DSI estiment que le legacy limite leur capacité à réaliser leurs projets digitaux. Moderniser le SI est donc crucial pour accélérer la transformation digitale, ce que beaucoup de DSI ont compris, avec la moitié d’entre eux priorisant déjà les dépenses dans les solutions Cloud en 2021.
Pour moderniser le SI, une méthodologie en trois étapes est recommandée par Gartner :
- Évaluer les applications existantes selon six indicateurs : leur capacité à répondre aux besoins de l’organisation, la valeur générée, l’agilité, le coût, la complexité et les risques associés. Les applications qui ne répondent pas à ces critères doivent être modernisées.
- Explorer les différentes approches de modernisation possibles. Gartner propose sept modèles, allant de l’adoption d’une infrastructure en microservices à la refonte complète des applications ou leur remplacement.
- Choisir et déployer l’approche la plus appropriée.
Par exemple, Johnny Cervantes, DSI de WeLink, a choisi de migrer vers une infrastructure cloud hybride, combinant infrastructure locale, cloud public et cloud privé, pour améliorer l’accès à distance et renforcer la sécurité de l’infrastructure.
Votre projet de modernisation peut également inclure l’urbanisation du système d’information. Cette démarche vise à structurer le système en blocs fonctionnels communicants pour le simplifier, améliorer ses performances et le rendre plus agile.
Investir dans quels outils ?
Avec le développement du télétravail et du travail hybride, la DSI a dû investir massivement dans de nouveaux équipements, infrastructures et outils adaptés à ces modes de travail. Dans de nombreuses entreprises peu habituées au télétravail, les PC portables ont été une priorité.
Selon une étude Dynabook, près de trois quarts des entreprises considèrent désormais les décisions d’achat d’ordinateurs plus importantes qu’avant la crise Covid-19, et 66 % prévoient d’intégrer davantage de portables dans l’année à venir, comme le prévoit le CNPF (Centre National de la Propriété Forestière).
La DSI doit également s’assurer de fournir une bande passante suffisante pour toutes les connexions à distance et apporter l’assistance nécessaire en cas de problème.
Outre l’équipement, la DSI doit aussi fournir les outils nécessaires au travail hybride aux collaborateurs pour communiquer et collaborer où qu’ils soient. Selon une étude de Gartner, 80 % des salariés utilisent désormais des outils collaboratifs numériques, soit une augmentation de 44 % depuis 2019, soulignant l’importance de ces logiciels pour le travail et la cohésion des équipes.
Maitriser les coûts du travail hybride
Vous cherchez à optimiser les efforts liés à la mise en place de nouveaux outils ?
Associez-vous à d’autres organisations qui ont les mêmes enjeux que vous, et cherchent le même type de solutions pour le travail hybride.
Pour optimiser votre budget IT et accélérer votre transformation digitale, rationaliser vos applications est une méthode efficace. Une étude de Blissfully indique qu’une entreprise de 100 à 1000 salariés utilise en moyenne 137 applications SaaS, dont 37 % ne sont pas utilisées, représentant une perte de 259 dollars par poste de travail selon l’éditeur 1E.
Voici 7 étapes pour rationaliser vos applications :
- Identifier les applications réellement nécessaires.
- Faire un inventaire détaillé des applications utilisées.
- Analyser ces applications (fonctionnalités utilisées, fréquence, utilisateurs, buts, résultats, coûts).
- Évaluer chaque application selon sa valeur ajoutée, coût, pertinence, redondance, etc.
- Décider quelles applications garder, éliminer ou remplacer.
- Mettre en œuvre le plan de rationalisation après consultation des parties prenantes.
- Ajuster continuellement en fonction des retours des utilisateurs.
Automatiser les processus métiers peut aussi optimiser le système d’information, réduire les coûts et augmenter l’efficacité, par exemple, en utilisant des messages automatiques pour le service client. L’automatisation réduit les erreurs humaines et permet de se concentrer sur des projets stratégiques comme la mise en place de nouveaux logiciels ou la refonte du système d’information.
Accompagner le changement
Le rôle de la DSI (Direction des Systèmes d’Information) en tant que fonction stratégique consiste à aider les départements à optimiser leurs modes de communication et de collaboration, ainsi qu’à accompagner l’adoption de nouveaux modes de travail. La DSI ne doit pas seulement déployer des outils, mais aussi collaborer avec les Ressources Humaines et la Direction pour soutenir l’évolution des méthodes de travail des employés.
Voici quelques bonnes pratiques pour faciliter la conduite du changement :
- Communiquer sur les raisons et les bénéfices du projet pour l’entreprise et les collaborateurs.
- Impliquer les collaborateurs dans le projet.
- Identifier des ambassadeurs pour promouvoir le projet auprès de leurs collègues.
- Mettre en place des formations personnalisées variées (tutoriels vidéos, quiz, webinaires, ateliers en présentiel, etc.).
- Encourager le feedback des utilisateurs.
- Mesurer l’efficacité des actions en suivant des indicateurs clés compréhensibles par tous.
