Cet article est le second d’un dossier consacré à la gestion de projets. Le premier était consacré à la répartition des rôles et aux acteurs d’un projet.
Dans les semaines qui suivent, nous allons vous proposer de revenir sur les fondamentaux de cet outil présent (ou qui devrait l’être) dans chaque entreprise, petite ou grande.
Aujourd’hui, intéressons-nous aux méthodes : comment gère-t-on un projet ?
Quelles méthodes pour la gestion de projets ?
Le choix d’une solution informatique dépend fortement de la méthode de gestion de projets adoptée par l’organisme, qui reflète sa philosophie de management. Une erreur à ce niveau peut conduire à investir dans un outil inutilisé. Trois principales méthodes de gestion de projet existent :
1. Les méthodes “classiques” :
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- Développées dans les années 1950, elles supposent un environnement prévisible.
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- Nécessitent de définir dès le départ la configuration finale du produit, la liste des travaux, le budget et le planning détaillé.
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- Tout écart entre les prévisions et la réalité est considéré comme une faute.
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- Conviennent aux projets complexes, où de nombreuses tâches doivent être exécutées dans un ordre précis, souvent sur un même site, impliquant des compétences rares (ex. projets industriels, du bâtiment).
Principes de base :
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- Prévisibilité : Les projets sont considérés comme se déroulant dans un environnement prévisible où il est possible de planifier tous les aspects à l’avance.
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- Planification détaillée : Avant de lancer le projet, la configuration finale du produit, la liste des travaux, le budget et le planning détaillé doivent être définis et figés.
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- Contrôle strict : Toute divergence entre les valeurs réelles et les prévisions est perçue comme une faute qui peut provoquer des conflits entre les parties prenantes.
Outils couramment utilisés :
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- Diagramme de Gantt : Visualisation des tâches, de leur durée et des dépendances.
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- Réseau de tâches : Parfois appelé PERT (Program Evaluation and Review Technique), il illustre les relations entre les tâches.
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- Matrice RACI : Pour clarifier les rôles et responsabilités (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
Domaines d’application :
Les méthodes classiques sont particulièrement adaptées aux projets :
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- Industriels complexes : Infrastructures, conception de produits, maintenance.
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- Construction : Projets de bâtiment et travaux publics.
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- Autres projets où la prévisibilité et la gestion rigoureuse sont cruciales.
Ces méthodes offrent un cadre structuré et rigoureux, indispensable pour les projets nécessitant une coordination complexe et une gestion précise des délais et des ressources.
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2. Les méthodes agiles :
- Apparues il y a environ 20 ans dans le secteur informatique.
- Considèrent que tout ne peut être prévu à l’avance et favorisent une approche adaptative et positive face aux difficultés.
- Kanban” ou “agile kanban” limitent volontairement le nombre de tâches en cours à un moment donné.
- De nombreux outils informatiques intègrent la gestion agile avec des outils comme le “board” et la “burndown chart”.
- Recommandées aussi pour les projets d’innovation technologique.
- Scrum : Cadre agile qui structure le travail en sprints et inclut des rôles spécifiques (Scrum Master, Product Owner, équipe de développement) et des événements réguliers (sprint planning, daily scrum, sprint review, sprint retrospective).
- Kanban : Méthode visuelle de gestion des tâches qui limite le nombre de tâches en cours à un moment donné pour améliorer le flux de travail.
- Extreme Programming (XP) : Pratiques agiles de développement logiciel qui mettent l’accent sur la qualité du code et la collaboration étroite avec le client.
Domaines d’application
Les méthodes agiles sont particulièrement adaptées aux projets :
- Développement logiciel : Origine des méthodes agiles, où les exigences peuvent changer rapidement.
- Projets innovants : Où le produit final est en constante évolution.
- Environnements dynamiques : Où les conditions et les priorités évoluent fréquemment.
Les méthodes agiles favorisent une approche centrée sur le client et la livraison rapide de valeur, permettant de s’adapter rapidement aux changements et de minimiser les risques de dérive des projets.
3. La gestion axée sur les résultats (GAR) :
- Principalement utilisée dans les projets d’aide au développement financés par des bailleurs de fonds internationaux.
- Se focalise sur la finalité du projet, garantissant que les objectifs finaux sont atteints (ex. un puits doit effectivement fournir de l’eau potable).
- Utilise la “matrice du cadre logique” comme outil central.
- Peu de solutions informatiques intègrent cette approche.
Outils couramment utilisés :
- Matrice du cadre logique (Logframe) : Un tableau structuré qui résume les objectifs, les résultats attendus, les activités, les indicateurs, les sources de vérification et les hypothèses du projet.
- Indicateurs SMART : Indicateurs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps pour évaluer les progrès vers les objectifs.
- Systèmes de suivi et d’évaluation (S&E) : Outils et processus pour collecter, analyser et rapporter les données de performance.
Domaines d’application
Les méthodes de gestion de projet axée sur les résultats sont particulièrement adaptées aux projets :
- Aide au développement : Projets financés par des organisations internationales, des gouvernements et des ONG.
- Projets sociaux : Initiatives visant à améliorer les conditions de vie des populations (éducation, santé, eau potable, etc.).
- Projets de développement communautaire : Programmes axés sur le développement local et communautaire.
La gestion de projets axée sur les résultats permet de s’assurer que les efforts déployés dans un projet conduisent effectivement à des améliorations tangibles et significatives pour les bénéficiaires finaux.
Ces méthodes de gestion de projet influencent directement le choix et l’efficacité des solutions informatiques mises en œuvre.
Dans le prochain article de ce dossier, nous aborderons l’intérêt des outils informatiques pour les différentes méthodes de gestion de projets.
