Cet article est le troisième de notre dossier consacré à la gestion de projets.
Le second article abordait le sujet des méthodes, vous pouvez le lire ici.
Dans les semaines qui suivent, nous allons vous proposer de revenir sur les fondamentaux de cet outil présent (ou qui devrait l’être) dans chaque entreprise, petite ou grande.
Aujourd’hui, intéressons-nous aux outils : en quoi les solutions informatiques répondent-elles aux besoins des entreprises ?
L’intérêt des outils informatiques
Pour commencer et au cas improbable ou vous ne seriez pas convaincu de l’utilité de ces outils, voici les principaux bénéfices de l’informatisation appliquée à la gestion de projet :
- Elle garantit que chacun travaille à partir d’une information à jour
- C’est une façon simple de gérer la traçabilité de l’information
- Elle économise les tâches fastidieuses de classement.
- Elle garantit que les procédures de décision sont respectées
- Elle donne la possibilité de travailler ensemble à distance et souvent de façon asynchrone
Les principales fonctions d’un outils de gestion de projet
Pour la suite de ce paragraphe nous nous référerons au schéma ci-dessous. Nous avons placé en position centrale les principaux acteurs du projet, tels que nous les avons définis plus haut. Les flèches du schéma figurent les fonctionnalités des solutions informatiques, leur numéro est reporté entre parenthèses à droite de chaque titre.
1. Gestion des travaux avec moteur de planification par réseau logique :
– Fonctions de base :
- Hiérarchisation des tâches sur plusieurs niveaux pour leur regroupement en phases et lots de travaux.
- Insertion de jalons (milestones) pour un suivi simple de la progression.
- Liaison des tâches avec des liens d’antériorité ou de dépendance (début-début, fin-fin) et décalages.
- Calcul du chemin critique et des marges de tâches.
- Prise en compte du calendrier (jours fériés, horaires).
- Affectation des ressources, gestion des charges de travail, et résolution des sur-utilisations (nivellement, lissage).
- Affichage du planning sous diverses formes : diagramme de Gantt, réseau de tâches (souvent appelé à tort PERT), communigramme, diagramme chemin de fer.
- Planification des coûts et contrôle budgétaire.
- Comparaison du déroulement réel avec le planning de référence.
2. Gestion de plans d’action :
- Ne permet ni la liaison des tâches entre elles, ni leur hiérarchisation sur plusieurs niveaux.
- Utilisation simplifiée, avec affichage des tâches sous forme de tickets (post-it) sur un tableau.
- Fonction “drag & drop” pour déplacer les tâches.
- Organisation des tâches par état d’avancement (à faire, en cours, fait) ou selon des catégories spécifiques.
- Visualisation de paramètres comme l’urgence ou le responsable.
- Adaptées à la gestion des travaux intellectuels et aux projets de systèmes d’information (informatique, internet), où les tâches sont très parallélisées et les dépendances simples.
Une solution de gestion de projets tout en un souveraine…
Gladys
La mission de Gladys est de développer une solution tout-en-un avec les objectifs de donner du sens au travail pour les collaborateurs, de l’autonomie dans l’organisation du travail des équipes, le tout en permettant aux dirigeants de piloter efficacement l’exécution des engagements stratégiques.
3. Gestion de Portefeuille de Projets
Lorsque des organismes gèrent simultanément plusieurs projets, les responsables stratégiques ont besoin d’une vue d’ensemble pour sélectionner les projets, gérer les priorités et répartir efficacement les ressources humaines. Les solutions de gestion de portefeuille de projets, notamment celles des leaders du marché, répondent à ce besoin.
Dans le cas des entreprises de sous-traitance ou de services, les solutions de gestion doivent également inclure des fonctions spécifiques comme la facturation et l’analyse de rentabilité des projets, ainsi que la mise à disposition sécurisée d’informations en temps réel pour les clients.
4. Gestion Électronique des Documents (GED)
La gestion des documents dans un projet est cruciale mais chronophage. Les solutions de GED sont donc essentielles et incluent des fonctions telles que :
- Gestion des groupes et des droits d’accès
- Publication et consultation des documents
- Gestion des versions (versionning)
- Notifications automatiques par messagerie lors de la création ou mise à jour des documents
Les informations partagées peuvent inclure des normes, des réglementations, des données issues des retours d’expérience, et bien d’autres
5. Fonctions d’Ingénierie Collaborative Produit
L’ingénierie collaborative produit permet à plusieurs personnes de travailler sur un modèle numérique du produit, soit simultanément, soit à des moments différents. Cela s’applique à divers domaines :
- En mécanique (automobile, aéronautique), des dizaines de contributeurs travaillent sur une maquette numérique.
- En informatique, plusieurs développeurs peuvent travailler simultanément sur le même code source.
- En publication (livres, journaux), journalistes, correcteurs, graphistes collaborent sur le même fichier.
Les applications d’ingénierie collaborative sont très spécialisées et la gestion de projet est adaptée au cœur de métier concerné.
6. Fonctions de Communication
Une communication efficace est essentielle pour le bon déroulement d’un projet. Les outils de communication dans les applications de gestion de projet incluent :
- Messagerie, chat, forums
- Gestion d’un agenda commun
- Réunions virtuelles
- Création et paramétrage d’espaces de travail en self-service
- Gestion des flux d’information (workflow) avec création et suivi des formulaires
- Travail en mode déconnecté avec synchronisation ultérieure
Les avantages d’une gestion de projets numérique
Au final, les solutions numériques de gestion de projets procurent de nombreux avantages :
1. Centralisation des Informations
- Toutes les données du projet sont centralisées, ce qui facilite l’accès à l’information et réduit le risque de perte de données.
2. Amélioration de la Communication
- Outils intégrés tels que la messagerie, le chat, les forums, et les réunions virtuelles permettent une communication fluide et instantanée entre les membres de l’équipe.
3. Gestion Efficace des Ressources
- Les outils de gestion des ressources permettent de planifier et d’allouer efficacement les ressources humaines et matérielles, en évitant les surcharges et les conflits de planification.
4. Suivi et Contrôle des Projets
- Les fonctionnalités de suivi des progrès, des tâches, et des délais permettent de contrôler l’avancement du projet en temps réel et d’identifier rapidement les retards ou les problèmes.
5. Collaboration Améliorée
- Les outils de collaboration permettent aux membres de l’équipe de travailler ensemble, même à distance, en partageant des documents, des idées et des mises à jour en temps réel.
6. Automatisation des Tâches Répétitives
- Les workflows automatisés et les notifications réduisent le temps passé sur les tâches administratives et permettent aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
7. Transparence et Visibilité
- La visibilité sur l’ensemble du projet permet à tous les membres de l’équipe de voir les objectifs, les délais et les responsabilités, ce qui améliore la transparence et la responsabilisation.
8. Analyse et Reporting
- Les outils de reporting et d’analyse fournissent des insights sur la performance du projet, permettant de prendre des décisions éclairées et d’améliorer les processus futurs.
9. Gestion des Documents
- La gestion électronique des documents (GED) facilite la création, le partage et l’archivage des documents de projet, tout en garantissant l’accès contrôlé et sécurisé.
10. Flexibilité et Adaptabilité
- Les solutions informatiques sont souvent modulaires et peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de chaque projet ou organisation, offrant une grande flexibilité d’utilisation.
11. Amélioration de la Rentabilité
- En optimisant les processus de gestion, en réduisant les délais et en améliorant l’efficacité, les solutions de gestion de projets contribuent à une meilleure rentabilité des projets.
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