Si l’on devait faire une analogie avec la physiologie humaine, on pourrait comparer l’ERP tout à la fois au cœur, au cerveau et/ou au poumon d’une entreprise : il pilote, il irrigue, il oxygène chacun des départements. Si toutefois il répond aux attentes que l’on a placé en lui.
Rien d’étonnant donc à ce qu’il soit souvent difficile d’envisager une implémentation de la solution qui équipe l’entreprise, voire un changement de cet outil qui vous accompagne parfois depuis des années. On peut même parier que certains collaborateurs ont tissé avec lui des liens quasi “affectifs”.
Pourtant, l’ERP est voué à évoluer. Puisque il est au cœur de votre activité, puisque cette activité est tributaire des évolutions intervenues sur vos marchés, votre clientèle, votre écosystème de partenaire, la règlementation, la technologie, vos ressources humaines, les usages sociétaux (émergence des réseaux sociaux), il est logique que l’ERP évolue de même. Il existe des signes d’obsolescence qui ne trompent pas.
Nous avons listé pour vous 5 raisons majeures qui doivent attirer votre attention, et susciter d’éventuelles réflexions et questionnements.
1 – Parce que votre solution ERP est ancienne
Cela pourrait sembler une lapalissade, malheureusement les études sont formelles : en France, plus de la moitié des ERP seraient en service depuis plus de 5 ans et 28 % ont même atteint ou dépassé l’âge canonique de 10 ans. On peut légitimement parler de parc logiciel ERP vieillissant.
Heureusement, les installations semblent à jour, car dans 60 % des cas, la dernière mise à jour date de moins d’un an.
C’est donc un bon point de départ pour une réflexion plus approfondie : votre entreprise fait-elle partie de celles dont la solution ERP a dépassé les 10 ans d’âge ? Si oui, êtes vous au moins certain qu’elle est
bien à jour ? Dans la négative, il pourrait s’avérer judicieux de lancer en interne un audit auprès des utilisateurs, pour vérifier d’une part qu’elle n’est pas tombée en désuétude au fil des ans, ou tout au moins que l’usage qui en fait est encore adapté et satisfaisant pour la majorité des collaborateurs (voir le point 2).
2 – Pour l’ergonomie et la satisfaction des utilisateurs
L’ERP n’est pas réservé aux spécialistes. Il ne se destine donc pas aux seuls comptables ou managers d’unité. Il faut s’assurer d’une part qu’il soit utilisé par le plus grand nombre de collaborateurs possible, d’autre part qu’il donne satisfaction à cette variété d’utilisateurs.
Qui plus est, l’ERP sert d’outil de prise de décision et permet l’exécution des rapports, des analyses ou des simulations. Ces opérations apporteront une réelle valeur ajoutée si la base de données offre une représentation exacte de l’entreprise, donc si l’ERP est utilisé par tous. Le recours actuel aux solutions de BI (Business Intelligence), et aux Big Data, peut rendre l’adhésion des utilisateurs essentielle pour la stratégie de votre entreprise. C’est d’elle (aussi) que dépend la qualité des données.
Les usages en entreprise ont profondément changé. Par exemple, la consultation ou l’utilisation depuis un terminal mobile est désormais fréquente : votre solution le permet-elle ? C’était l’un des points faibles des ERP.
D’une façon générale, l’ergonomie des ERP installés est jugée assez peu satisfaisante. Qu’en est-il dans votre entreprise ?
3 – Parce que votre écosystème évolue
C’était en partie vrai il y a 10 ans, c’est aujourd’hui un point incontournable : votre organisation évolue dans un écosystème. Qui plus est, cet écosystème est exposé lui aussi au changement et évolutif. En admettant que votre ERP satisfasse en interne aux critères évoqués dans les points 1 et 2 (ancienneté, satisfaction des utilisateurs), il faut désormais qu’il soit aussi adapté à l’environnement externe.
Typiquement, votre ERP doit être en mesure de garantir le développement de votre structure en instaurant des relations gagnant/gagnant avec vos partenaires, fournisseurs ou revendeurs. Etes-vous en mesure de fournir à ces partenaires un accès à votre solution? Votre ERP est-il en capacité d’échanger des données avec eux ? Peut-il les exploiter dans une optique d’analyse et de reporting, par exemple dans le cadre d’une exploitation stratégique de type Business Intelligence ?
Si ce n’est pas le cas, vous privez peut-être votre entreprise d’opportunités de business et de développement que vous n’avez pas identifiés. Il peut être utile de rechercher la cause de ce manque d’interactivité avec l’écosystème : votre ERP est-il capable de s’adapter, moyennant une évolution, ou faut-il envisager un saut vers une solution plus adaptée et actuelle ?
4 – Pour maitriser les coûts de l’ERP
Assez paradoxalement, il semble qu’une partie des DSI ou Managers ne connaissent pas le coût total de leur projet ERP. Ceci est très probablement dû aux nombre de modules déployés “au fil du temps”, qui est venu impacter le coût initial. Mais ce coût initial est aussi difficile à cerner, car 15% des usagers estiment avoir dépassé leur budget de 20%, quand d’autres avouent l’avoir dépassé de 50% au moins.
Ceci illustrent bien le danger qu’il y aurait à vouloir maintenir une solution ancienne coûte que coûte : l’investissement induit en développement peut devenir inadéquat en comparaison avec les avantages apportés “nativement” par une solution plus récente. Encore faut-il disposer des chiffres permettant d’en juger. Le poids des développements spécifiques à une entreprise peut s’élever à plus de 50 % du coût initial de l’ERP.
Or, les solutions récentes sont de plus en plus “verticales”, gage d’une adaptation plus rapide et moins couteuse aux besoins de votre organisation.
5 – Pour changer de “business model”
Même si elles restent minoritaires, les solutions ERP SaaS et Cloud rencontrent de plus en plus d’adeptes.
Certes, on est bien loin de l’engouement rencontré dans les domaines RH ou CRM, où le recours aux solutions SaaS devient très fréquent. Mais on constate désormais une moindre réticence en matière d’ERP SaaS et Cloud.
D’où l’intérêt de s’interroger au regard des 4 points précédents : un ERP SaaS peut être une réponse adéquate à de nombreuses problématiques évoquées.
Par nature, il peut difficilement devenir obsolète puisque les mises à jours sont automatiques. Il est de même plus ergonomique, et adapté continuellement aux nouveaux usages et terminaux (mobilité). Il s’adapte plus aisément dans un écosystème complexe qu’une solution “on premise”, étant par nature interconnecté. Son modèle économique, qui repose souvent sur un abonnement par utilisateur, en fait une alternative crédible pour les petites structures dans le cadre d’un écosystème.
Enfin, ses coûts à l’installation, mais surtout à l’usage, sont prévisibles et directement corrélés à l’activité des entreprises.
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