Gestion de projets : qui fait quoi ?

Cet article est le premier d’un dossier consacré à la gestion de projets. Dans les semaines qui suivent, nous allons vous proposer de revenir sur les fondamentaux de cet outil présent (ou qui devrait l’être) dans chaque entreprise, petite ou grande.

Aujourd’hui, intéressons-nous aux bases de cet outil : qu’est-ce qu’un projet, et qui doit le mettre en oeuvre ?

Qu’est-ce réellement qu’un projet ?

Les activités déployées dans les organismes (entreprises, administrations, associations…) se partagent en deux grandes familles : les activités répétitives et les projets. On appelle projet tout ensemble d’activités regroupant les trois caractéristiques suivantes : Il est entrepris pour satisfaire un besoin spécifique, sa durée et les moyens accordés sont limités et enfin il aboutit à un résultat unique censé satisfaire le besoin.
L’usage actuel, et c’est très bien ainsi, est de confier la responsabilité du projet à un individu unique : le “chef de projet”.

L’une des caractéristiques du projet est de mettre en relation un grand nombre d’acteurs. Citons les deux protagonistes principaux : le maître d’ouvrage est la personne physique ou morale qui décide de lancer le projet et qui deviendra propriétaire du résultat obtenu (résultat souvent nommé le produit). Le maître d’œuvre quant à lui se voit confier par le maître d’ouvrage la responsabilité de concevoir et de réaliser le produit. Pour être raccord avec ce qui est dit plus haut, ajoutons que la fonction de chef de projet est systématique du coté de la maîtrise d’œuvre. Coté maîtrise d’ouvrage l’individu en charge du projet est nommé indifféremment sponsor, directeur de projet, ou tout simplement chef de projet maîtrise d’ouvrage.

Les niveaux de responsabilité de la gestion de projets

En matière de gestion de projet comme dans la plupart des organisations humaines, la distribution des responsabilités et des tâches se fait sur le mode pyramidal du schéma ci-dessous. Décrivons sommairement les quatre niveaux, en partant de la base de la pyramide.

– Le niveau exécution est celui des entreprises en charge des travaux et des contributeurs internes, sollicités pour leur expertise métier.
Le niveau exécution réalise les différents livrables du projet. Il applique les directives établies par le niveau opérationnel et lui rend compte des problèmes éventuels et de l’avancement. Le niveau exécution n’a pas à connaître du projet plus que les informations strictement nécessaire à la bonne réalisation des tâches qui lui sont confiées.

– Le niveau opérationnel est celui du chef de projet et de son équipe. Il décline les exigences du cahier des charges en solutions techniques et en tâches à accomplir. Il pilote le projet au quotidien, détecte et corrige les écarts et rend compte au niveau stratégique.

– Le niveau stratégique détermine l’objectif, nomme le chef de projet, définit le cadre général du projet et l’organisation, puis s’assure que la trajectoire du projet est conforme aux prévisions. Bien entendu il intervient en cas d’écart grave, sur demande du chef de projet ou de sa propre initiative.

– Le niveau décision prend les grandes orientations, en principe sur proposition du niveau stratégique.

Les solutions de gestion de projets diffèrent entre elles, en premier lieu par le service qu’elles rendent (ou pas) aux acteurs des différents niveaux. Les plus rudimentaires permettent juste au chef de projet d’établir le planning des travaux. Les plus abouties fournissent aux acteurs de chaque niveau les informations qui leurs sont utiles : un exécutant aura la vision des tâches qu’il doit accomplir, le chef de projet aura accès à la totalité des données du projet.

Quant aux acteurs du niveau stratégique, ils disposeront d’un tableau de bord synthétique les renseignant principalement sur la santé du projet.
Bien entendu toute information saisie à un niveau est instantanément répercutée aux acteurs concernés, c’est bien le moins que l’on attende d’un système informatique.

Dans le prochain article de ce dossier, nous aborderons les différentes méthodes de gestion de projets. 

En attendant si vous avez un besoin ou même juste une interrogation sur la bonne solution adaptée à votre besoin, n’hésitez pas à répondre à 3 questions afin que nous puissions vous orienter gratuitement vers la bonne solution.