Par Jean-Marc Jagou – Exceo.fr

S’il y a une discipline qui est devenue d’un coup la vedette des entreprises grâce au confinement, c’est bien le «télétravail » !

Dès le 17 mars, il y avait 3 types d’entreprises :

• Celles qui étaient structurées et organisées pour fonctionner en télétravail
• Celles qui ne l’étaient pas et qui en ont eu pourtant besoin pour continuer de fonctionner
• Celles dont l’activité principale est physique et qui n’ont donc pas de nécessité de télétravailler.

Les 1ères ont simplement mis en œuvre les procédures et organisations prévues ou déjà rôdées. La mise en application des PCA et PRA (Plans de Continuité d’Activité et Plans de Retour en Activité) a ainsi démontré l’utilité d’anticiper ces dispositifs, quoiqu’en pensent leurs détracteurs.

Les secondes ont tenté de mettre en place des solutions en urgence ou se sont résignées à rappeler leurs employés – ou plutôt une partie d’entre eux – pour poursuivre l’activité de manière réduite, avec toutes les contraintes de faible distanciation sociale et de risque sanitaire. On comprend bien là l’impact potentiel sur la santé des collaborateurs qui auraient pu, si les conditions de télétravail avaient été anticipées, bénéficier de la meilleure des protections, à savoir le confinement.

Les troisièmes, faisant partie de cette catégorie plus par appartenance à un secteur d’activité (Alimentaire, ramassage des déchets,..) que par choix d’organisation, n’ont pas vraiment eu à se poser la question.

Le flou juridique autour du télétravail

Bien que légalement défini en France par l’accord cadre européen du 16 juillet 2002, et appliqué dans l’hexagone par l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005, lui-même transposé dans la loi du 22 mars 2012, il faut reconnaître que le télétravail n’avait jusque-là pas montré de croissance significative ! Certes, quelques expériences, timides, de télétravail ont eu lieu par-ci, par-là, bien avant le confinement ; elles se limitaient, pour certaines, à autoriser 2 jours par mois en télétravail à certains collaborateurs. Ce n’est pas une tendance de fond…

Les dispositions de la loi sont codifiées à l’article L 1222-9 du code du travail et notamment au L1222-11 publié en 2017 et dont le caractère anticipateur de notre crise sanitaire actuelle laisse un peu songeur :

« En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. »

Sur un plan pratique, mettre en place le télétravail ne se borne pas à renvoyer chez eux les collaborateurs avec un PC portable, des codes d’accès au logiciel de vidéo-conférence ZOOM (l’autre star de la période) et au VPN (Virtual Private Network ou Réseau Privé Virtuel) de l’entreprise.

Pour l’anecdote, la profusion des outils de visioconférence a bien permis aux entreprises de faire leur choix d’un produit unique pour l’interne. Mais les échanges « inter » entreprises ont parfois été plus compliqués : l’une est habituée à Microsoft Teams, l’autre est abonnée à ZOOM, quel outil retient-on pour une petite conférence de 30 minutes sans consacrer la moitié pour effectuer les réglages de son, de vidéo ou de mot de passe ?

Au-delà de la législation, dont nous n’avons fait qu’effleurer la question plus haut, et les aspects réseaux que les opérateurs de télécommunication avaient heureusement dimensionné pour supporter des pointes devenues quotidiennes durant le confinement, plusieurs autres sujets méritent notre attention et nécessitent de la préparation.

Communiquer à distance mais pas seulement

Disposer des outils de communication comme ZOOM, TEAMS de Microsoft, GotoMeeting, est une chose, mais disposer d’un accès intégral aux données et documents sous forme électronique ne s’improvise pas ; tous les collaborateurs qui tournaient simplement leur chaise de bureau pour sortir de l’armoire un classeur à portée de main, se sont trouvés d’un seul coup dépossédés de leur matière première, à savoir de « l’information » puisque celle-ci n’existe que par le papier. Certes, des entreprises ont pallié cet inconvénient en déléguant quelques collaborateurs à sillonner les bureaux désertés par leurs collègues en télétravail afin de leur scanner ou faxer les précieux documents…

De nombreux directeurs ont dû se rappeler leurs précédentes procrastinations à s’équiper de solutions de Gestion Electronique de Documents (GED) pour ne plus dépendre d’un unique original papier… Ainsi, avec une GED, chaque collaborateur à distance peut accéder aux documents de l’entreprise – en fonction de ses autorisations, bien entendu – et travailler sur ceux-ci comme s’il était près de l’armoire où leur version matérielle se trouve.

Mais quand bien même une GED serait-elle en place au moment du confinement, encore faudrait-il que les processus métier soient adaptés à un tel nouvel outil ! Tout document entrant dans l’entreprise, reçu par courrier ou par électronique doit être scanné pour l’un, puis typé, indexé et classé pour les deux, dans un processus dématérialisé ayant fait l’objet de réflexion préalable pour l’optimiser.

Toutes ces dispositions techniques, juridiques et procédurales ne suffisent pas à faire du télétravail à la fois un outil de performance et un « plus » pour les salariés ; d’autres aspects restent à régler.

Un management des équipes à repenser

Le management des équipes délocalisées doit être adapté en conséquence. Alors que la présence physique du personnel permettait à l’encadrant de rapidement « prendre la température » d’une équipe ou de s’adresser à un collaborateur ayant besoin de conseils, le télétravail implique forcément un autre mode de fonctionnement. Il s’agit plus de mesurer le résultat du travail accompli que de contrôler une présence assidue. Là aussi, les critères de mesure, variables d’une entreprise à l’autre, d’un emploi à l’autre, doivent être soigneusement anticipés, puis réévalués au fil du temps quand c’est nécessaire.

Que dire par ailleurs des vidéo-réunions qui s’enchaînent, pour certains managers, sans interruption ou presque toute la journée durant ? Aucune volonté malicieuse n’a imposé de tels comportements, mais le résultat est là : au stress des transports, s’est substitué celui du rythme continu des réunions dont personne n’envisage de se soustraire… par crainte, peut-être, de disparaître des radars ?

La perte de la fameuse “pause café”

Enfin, et ce n’est pas le moindre écueil, les rencontres informelles « autour de la machine à café » ont purement et simplement disparu ! On ne se « croise » pas par hasard sur ZOOM ou Teams, on y vient pour un but précis. Or, de certaines conversations impromptues, un gobelet à la main, pouvait surgir une nouvelle idée, une astucieuse solution à un banal mais persistant problème, ou une nouvelle motivation après avoir ri d’une blague d’un sympathique collègue.

Certes, l’imagination humaine fera son chemin et trouvera un moyen de recréer l’ambiance du p’tit noir à l’arrivée au bureau…mais peut-être faut-il l’y aider ?

Nous n’avons pas fini de télétravailler, et encore moins de réinventer les codes qui y seront associés. Le plus tôt sera le mieux, afin d’instaurer tout de suite les bonnes habitudes et en faire bénéficier tant les employés que les entreprises.

A propos de Jean-Marc Jagou

Expert en dématérialisation, il conseille les entreprises dans leurs projets de transformation digitale en s’appuyant sur son expérience dans les logiciels de personnalisation, les services d’externalisation, des imprimeries industrielles, et dans la commercialisation de services et solutions.

Il a créé le cabinet EXCEO en 2OO6. Il est membre de l’Association professionnelle Xplor France, dédiée à la Communication Client digitale et papier.