#HRTech #5 : 6 processus RH à automatiser pour la sécurité des données

Cet article sur les #HRTech s’inscrit dans notre dossier en cours.
Nous voulons en effet associer à ce sujet les éditeurs de logiciel, les cabinets conseil, les intégrateurs fonctionnels, et les clients finaux dans de nombreux secteurs d’activité.
Ces contributions et expertises permettront de vous proposer un guide d’achat sous forme de recueil qui sera mis à la disposition de tous.

La digitalisation de la fonction RH et la migration vers le cloud sont le moteur de la transformation digitale de l’entreprise. C’est en effet une tâche obligatoire pour toutes les entreprises souhaitant mettre le digital au cœur de leur stratégie. La digitalisation RH redéfinit ses métiers. Ainsi, la fonction des ressources humaines n’est plus purement administrative, mais devient stratégique et un vecteur de performance pour l’entreprise. La direction s’impose de ce fait comme un véritable business partner qui doit dorénavant prioriser des actions RH pour attirer, engager et retenir les talents. De ce fait, l’automatisation des processus RH représente aujourd’hui l’un des enjeux principaux de la profession et des priorités se définissent. Si vous êtes actuellement impliqué ou planifiez une recherche de logiciel SIRH, tenez compte de notre top 6 des processus RH à automatiser afin de garantir au maximum la sécurité des données de l’entreprise.

Sommaire

Qu’est-ce que l’automatisation des processus RH ?

Pourquoi digitaliser les processus RH ?

Les principaux avantages d’automatiser les processus RH

Top 6 des processus RH à automatiser :

• La gestion des congés et absences,
• Le suivi du temps de travail avec pointeuse digitale
• La gestion électronique des documents avec e-signature
• La gestion des entretiens et des évaluations
• Le portail RH
• Le coffre-fort numérique

Qu’est-ce que l’automatisation des processus RH

Les tâches rébarbatives et répétitives peuvent être aujourd’hui automatisées grâce aux nouvelles technologies, notamment à l’aide de logiciels RH en ligne, comme Factorial. Tous les processus pourront être intégrés dans le logiciel, plus besoin de tableaux Excel ou de classeurs par dizaine.

L’automatisation des processus RH est une solution permettant au service de gagner en sécurité, en productivité, en efficacité et de répondre aux différentes demandes des collaborateurs. Un processus automatisé consiste en une série de tâches, d’actions ou de règles à exécuter de manière automatique. Une fois qu’il est lancé, toutes les étapes se déclenchent une par une dans le cadre d’un workflow. Avec l’aide de certaines solutions, les gestionnaires RH peuvent créer leurs propres workflows, sans forcément avoir de compétences techniques particulières.

Théoriquement, toutes les tâches qui font partie d’une série d’étapes à accomplir peuvent être automatisées. De nombreuses missions au sein du service RH correspondent à cette description dans le cadre de la fonction RH : les demandes de matériel, l’onboarding, le changement d’adresse, les évaluations annuelles, la gestion des temps…

Pourquoi digitaliser les processus RH

La digitalisation de la fonction RH et la migration vers le cloud sont le moteur de la transformation digitale de l’entreprise. Toutes les entreprises qui souhaitent placer le digital au cœur de leur stratégie doivent obligatoirement digitaliser les processus RH. Elles ont, entre autres, la possibilité de :

• Profiter de solutions modulables et accessibles à tous : les outils actuels sont adaptés à toutes les tailles d’entreprise. Les offres que proposent les logiciels en mode SaaS sont actuellement très complètes et diversifiées. Des mises à jour permettent de couvrir désormais toutes les missions imputables aux ressources humaines ;
• Se conformer à la loi : toutes les solutions de gestion RH respectent à la lettre les contraintes légales pour être conformes au Code du travail ;
• Dématérialiser et centraliser les documents : avec ce que l’on appelle un coffre-fort numérique. Il est possible de dématérialiser et d’archiver les documents confidentiels de l’entreprise (bulletins de paie, documents administratifs, factures…) ;
• Fiabiliser et harmoniser les processus : en mélangeant de manière méthodique les process métier internes et les trames qui sont proposées par les logiciels dédiés, il sera facile d’uniformiser et de fiabiliser les processus ;
• Réduire les erreurs : la digitalisation des processus RH entraîne machinalement une baisse considérable des oublis et des erreurs ;
• Satisfaire les collaborateurs : l’installation de systèmes RH permet de faciliter le quotidien administratif dans une entreprise. Un point qui améliorera le bien-être des collaborateurs.

Les principaux avantages d’automatiser les processus RH

L’automatisation des processus RH présente de gros avantages pour les entreprises. En profitant d’un gain de temps considérable, et donc d’argent, les ressources humaines peuvent se concentrer davantage sur la communication interne.

Digitaliser les tâches répétitives et se concentrer sur celles à forte valeur ajoutée

Le temps gagné grâce à ce processus d’automatisation servira à améliorer les activités qui nécessitent l’expertise et l’expérience des RH. Ils pourront se concentrer sur le renforcement de la communication pour que les collaborateurs puissent adhérer aux stratégies de la direction, la mise en place de formations et la recherche de solutions pour optimiser les différents processus.

Offrir une expérience collaborateur en adéquation avec les attentes d’aujourd’hui

Les salariés veulent désormais être écoutés, considérés, responsabilisés et accompagnés dans leur carrière professionnelle. Les outils digitaux et mobiles leur permettent d’être flexibles et plus autonomes pour suivre leurs congés, objectifs, paies, formations…

Assurer la sécurité et le stockage des données

Le Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD) oblige les entreprises à sécuriser les données de leurs salariés. Aujourd’hui, la plupart des logiciels RH sont conformes à ces nouvelles exigences et permettent de gérer et stocker des données sensibles en toute sécurité.

Dématérialiser les processus RH : rapide, simple, économique et écologique

Les employés peuvent accéder à tous leurs documents RH à tout moment, n’importe où et au même endroit, via ordinateur ou mobile. Pour l’entreprise, le stockage est centralisé, le partage et l’envoi de documents sont facilités. De plus, le fait que tout soit digitalisé, il y a moins de paperasse. Ce qui a un impact positif au niveau économique et écologique.

Développer la marque employeur

Des collaborateurs, qui travaillent avec des services et des outils digitaux simples et utiles, vanteront naturellement les mérites de l’entreprise sur internet et les réseaux sociaux. Aussi, l’entreprise renvoie une image moderne.

Top 6 des processus RH à automatiser

De nombreux processus RH peuvent être automatisés pour atteindre les objectifs fixés par la direction. Voici une liste de 6 processus à automatiser pour garantir la sécurité des données.

La gestion des congés et absences

La gestion des congés et des absences dans une entreprise est très importante. Le planning doit être constamment à jour pour que tous les services puissent fonctionner correctement, malgré l’absence d’un ou de plusieurs salariés. Les demandes de congés représentent des requêtes relativement simples, mais requièrent beaucoup de temps, si elles doivent être traitées manuellement.

Avec l’aide de l’automatisation, les collaborateurs pourront gérer leurs demandes de congé sans avoir à passer par le service RH, puisqu’ils auront accès à leur solde de congés. Les managers recevront une notification dans leur boîte mail et consulteront ensuite le calendrier des congés pour vérifier s’ils peuvent ou non donner suite à la demande. Par ailleurs, les calculs des absences sont réalisés automatiquement en fonction des politiques et des conventions de l’entreprise. Sur Factorial, par exemple, il sera possible de recevoir les demandes et justificatifs en quelques clics sur la plateforme, pour ensuite les valider en un instant.

Sur les logiciels dédiés, le nombre de jours de congé (comprenant les jours de congé sans solde, les RTT et les congés payés) et leurs dates sont automatiquement enregistrés dans le système. Ce dernier pourra ressortir ces informations sur les bulletins de paie.

Le suivi du temps de travail avec pointeuse digitale

Pour le suivi du temps de travail des employés, il est fortement conseillé d’utiliser un logiciel de gestion du temps spécifique. Les managers pourront établir les horaires de travail et suivre le temps de travail de leurs employés plus facilement avec ce type d’outil. Certaines plateformes disposent de fonctionnalités qui offrent la possibilité de :

• contrôler les heures de travail ;
• faire une synthèse du volume horaire travaillé ;
• sélectionner un système de suivi du temps personnalisé ;
• ajouter des notes aux plannings horaires de chacun.

Afin de mieux gérer la productivité de tous les collaborateurs, les responsables devront suivre quotidiennement les heures de travail et approuver ou rejeter leurs feuilles de temps. Utiliser ce genre de système permet également de réduire l’absentéisme. En effet, le contrôle de la présence est plus précis avec une solution RH, car elle dispose d’une pointeuse digitale.

La pointeuse horaire digitale prend la forme d’une application d’accès à l’entrée des bureaux. Elle est composée d’un code QR que les employés devront scanner depuis leur appareil mobile. Ce système est facile à utiliser et évite que les employés ne pointent d’un autre endroit.

La gestion électronique des documents avec e-signature

La gestion électronique des documents fait partie des grandes lignes lorsque l’on parle d’automatisation des processus RH. Un bon outil RH permettra à l’entreprise d’organiser et de centraliser tous les documents et dossiers des employés.

Certains outils proposent la création de dossiers personnalisés pour chaque type de document, avec une option de téléchargement par la suite. La signature électronique, ou e-signature, est aujourd’hui un moyen sûr et rapide pour traiter les dossiers en urgence. La signature est entièrement légale et les documents signés seront automatiquement enregistrés.

Il faut toutefois faire attention à choisir un logiciel qui peut répondre aux exigences de sécurité les plus strictes en ce qui concerne l’e-signature (norme de sécurité elDAS).

La gestion des entretiens et des évaluations

Il est parfois difficile de gérer les données recueillies lors de centaines d’entretiens et d’évaluations. Cette tâche peut être simplifiée grâce à l’automatisation RH. Tous les entretiens peuvent être dématérialisés (entretien de recrutement, entretien professionnel, entretien de reprise d’activité…).

Un logiciel SIRH propose généralement des outils d’évaluation des performances personnalisés :

• grille d’auto-évaluation : remplie par le salarié, en préalable à un entretien avec son manager ;
• évaluation à 90° : commentaires et retours du manager ;
• évaluation à 180° : participation des managers ainsi que des collègues de la même équipe ;
• évaluation à 360° : participation des collaborateurs indirects et directs. Dans la majorité des cas, ce type d’évaluation est utilisé pour évaluer les compétences d’un manager.

Selon le logiciel SIRH choisi, il est possible de personnaliser les questions des entretiens et des évaluations, de manière plus ou moins flexible. Ainsi, les managers pourront mettre en place différents formats de questions (choix multiple, réponse courte, évaluation…) pour obtenir une meilleure qualité de données.

Le portail RH

Le portail RH est une notion qui n’est plus étrangère au monde des ressources humaines. Il s’agit d’une partie du logiciel de gestion RH qui permet aux collaborateurs d’accéder à leurs informations personnelles. La sécurité des données y est donc fondamentale.

Un logiciel SIRH doit pouvoir offrir les fonctionnalités suivantes :

• Une page dédiée à l’espace personnel du salarié ;
• Une option pour déposer des pièces jointes (notes de frais, RIB, arrêt maladie) ;
• Un onglet pour consulter les fiches de paie ;
• Une page dédiée aux demandes de congés.

Avec l’automatisation des processus RH, la confidentialité de ces données sera assurée. Selon les options définies par les responsables, il sera impossible pour un collaborateur de consulter la fiche de paie d’un de ses collègues. De nombreux logiciels sont disponibles sur le marché, mais il faudra vérifier les points suivants avant de valider son choix :

• La gestion des profils et l’authentification : elles doivent se faire par un identifiant et un mot de passe unique pour chaque salarié :
• L’hébergement et la sauvegarde des données : le logiciel RH doit avoir un hébergement sécurisé, avec un contrôle des services, une garantie à toute heure en termes de bande passante, une sécurité anti-intrusion et anti-incendie, un accès physique à la salle des serveurs…
• Les certifications : afin de garantir à 100 % la confidentialité des données, il faudra vérifier les certifications des logiciels RH. Parmi les labels les plus fiables en ce moment, ITrust Security Metrics se démarque largement.

Le coffre-fort numérique

Le choix d’un logiciel proposant un coffre-fort numérique est important pour garantir la sécurité des données. Il s’agit d’un service de stockage sécurisé qui permet d’archiver en toute sécurité et de manière pérenne toutes les données à caractère confidentiel et sensible. Lors du benchmark, l’entreprise doit rester vigilante sur les normes concernant les traitements de données. Pour un coffre-fort numérique, il s’agit de la norme NFZ42.020.

L’utilisation d’un coffre-fort numérique permet aux entreprises de respecter les obligations légales qui sont liées à la dématérialisation des bulletins de salaire. Ce système permet également de faciliter la vie des managers dans la distribution des bulletins de salaire (qui seront envoyés dans le coffre-fort électronique en quelques clics).

En optant pour un coffre-fort numérique, l’entreprise s’engage également dans une démarche plus écologique, en présentant une alternative aux « bulletins papier ».

Quelle que soit la solution cloud que vous choisissez, la protection des données et la disponibilité du serveur doivent être vos principales priorités. Les organisations doivent tester les logiciels RH basés sur le cloud sur ces bases de sécurité des données car elles impliquent tout le monde dans l’organisation.

A lire aussi dans le cadre de notre dossier SIRH :

#HRTech #1 : SIRH, un outil de résilience
#HRTech #2 : les priorités des DRH selon Gartner
#HRTech #3 : ce que la crise a changé
#HRTech #4 : 4 avancées technologiques en 2021

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