Pourquoi choisir une solution numérique dans un domaine qui, foncièrement, est celui de l’humain ?
Les articles précédents de notre dossier « Risques Psycho sociaux, Qualité de Vie au Travail & Santé » ont déjà donné quelques arguments en la matière.
Par nature, la gestion des ressources humaines doit composer avec de nombreux facteurs. Ils sont difficilement quantifiables, car du domaine du relationnel. Même en entreprise (et pourquoi en serait-il autrement ?), les rapports humains restent des rapports humains.
Ces deux termes, « humain » et « numérique » (ou digital), semblent s’entrechoquer.
Comme s’ils ne pouvaient pas, au premier abord, s’articuler l’un avec l’autre.
Cette opposition repose essentiellement sur un malentendu.
En réalité, personne n’a jamais prétendu qu’une solution numérique (ou plusieurs) allait se substituer à l’humain. Ni remplacer la direction des ressources humaines. Il est encore loin le temps où l’on verra un robot où un ordinateur quantique occuper le poste de DRH. J’entends d’ici un certain nombre de lecteurs pousser un grand « ouf » de soulagement.
A l’inverse, il est assez absurde de continuer à gérer les ressources humaines 100% avec des… ressources humaines. L’apport du numérique, ici comme ailleurs, est une aubaine dont beaucoup d’entreprises doivent savoir profiter. Voici pourquoi.
Pour simplifier, dans le domaine RH comme dans d’autres, il faut considérer les solutions numériques de la même façon que l’on considère un vélo électrique. Vous tiendrez toujours le guidon, vous pédalerez à votre rythme, vous pourrez freiner lorsque bon vous semble. Mais si les hasards de la route mettent une longue côte à 10% sur votre trajet, vous bénéficierez d’une puissance accrue. Elle vous permettra de l’aborder sereinement, alors que d’autres seront contraints de mettre pied à terre.
Les domaines RPS et QVT tirent eux aussi partie de cette puissance supplémentaire.
Voici 6 raisons d’adopterune solution numérique RH apte à traiter les Risques Psychosociaux et la Qualité de Vie au Travail.

Lancer des alertes

Quel que soit le dispositif RPS mis en place au sein d’une entreprise, il subsiste certains points bloquants. Ainsi, il n’est pas rare d’entendre à la suite d’un évènement malheureux, une personne ou même plusieurs, collègues ou proches de la victime, affirmer qu’elles « s’étaient rendus compte » que quelque chose ne tournait pas rond. Un peu comme si « l’on savait« , mais on ne savait pas comment le « faire savoir« .
Certes, il peut s’agir de remarques faites après coup et non fondées. Mais il reste vrai que les troubles apparaissent souvent bien avant leur paroxysme, et peuvent donc être repérés et signalés. Encore faut-il qu’un dispositif le permette. L’un des grands avantages d’une solution numérique RPS (si elle est bien conçue), c’est d’offrir une possibilité de signalement. Elle est « anonyme » et permanente, facilement accessible et peu impliquante. Le médecin référent sera prévenu, et pourra déclencher une enquête.
Il n’est pas évident de signaler un trouble chez un collègue lors de l’unique visite annuelle avec un médecin : il faut être motivé et convaincu à ce moment précis. Alors qu’il est facile de recourir (de se confier) à une solution numérique au moment précis où un comportement nous a semblé sujet à caution.
Cette alerte peut être traitée d’autant plus rapidement, et faire l’objet d’une enquête qui peut s’avérer salvatrice.

Identifier les signaux faibles

Parfois, en matière de risques psychosociaux notamment, l’attention de l’entreprise et de ses décideurs doit être portée sur des points qui ne font pas forcément l’objet d’une attention particulière, ou d’un signalement bien défini.
On peut avoir à faire face à un « faisceau de présomptions ». Il doit amener à conduire une enquête assez large, avant d’identifier l’origine précise d’un problème et de pouvoir y remédier le cas échéant.
Pour être plus clair, une alerte peut signaler un problème précis chez un salarié (alerte donnée par un autre salarié par ex). Mais on peut aussi faire face à une condition de travail dépendant de l’environnement. Il peut s’agir d’un problème de bruit exagéré dans certains locaux, qui ne sera pas toujours signalé de la même façon. Il peut ne pas être mentionné du tout par certains salariés qui en souffrent pourtant.
L’avantage d’une solution numérique est de travailler à grande échelle, et en permanence. On interroge l’ensemble du personnel, et l’on peut orienter des enquêtes et modifier les questionnaires éventuels. Il sera difficile de rappeler l’ensemble du personnel pour passer devant un médecin ou un cadre suite à un éventuel problème. Alors que l’on peut envisager de modifier un questionnaire en ligne très rapidement.

Etre en phase avec les réglementations

La législation est en évolution constante. Les réglementations se font et se défont à un rythme effréné, dans le domaine RH comme ailleurs. Difficile d’être à jour pour un grand compte. Ça l’est encore plus pour une PME qui ne dispose pas de moyens importants pour la gestion des nouvelles réglementations.
Autrefois, même dans le cas où l’on disposait d’une solution informatique RH, c’était encore à l’entreprise de vérifier que cette solution était bien à jour. Il fallait disposer de la dernière version gérant les dernières réglementations. Ou, s’enquérir auprès de son éditeur de solution traditionnelle pour vérifier (et installer) la version adéquate. Pas forcément disponible d’ailleurs.
Aujourd’hui, cette difficulté s’est transformée en avantage. Une solution RH web ou SaaS sera automatiquement mise à jour par l’éditeur, pour l’ensemble de ses utilisateurs.
Et il est même possible que ce soit cette mise à jour qui vous rappelle que vos obligations ont changé, et qu’une nouvelle réglementation entre en vigueur.

Préserver l’anonymat et la réflexion

Paradoxalement, la face à face avec un professionnel de santé peut être générateur de stress. De même, et encore bien plus, s’il s’agit d’une face à face avec un cadre chargé d’un entretien annuel.
C’est encore plus vrai lorsqu’on se trouve dans un contexte d’entreprise particulier, tendu, en évolution. Donc, plus la situation de l’entreprise génère des tensions, moins on risque de recevoir de signaux.
Difficile de formuler de vive voix une remarque, un signalement concernant un collègue. Difficile encore de formuler un jugement sur une situation problématique dans l’entreprise, peut-être impossible à certaines personnes. De ce fait, on risque de se retrouver face à une absence de signaux due à la crainte.
La solution numérique contourne en partie cette difficulté, en offrant un espace de liberté plus grand. Il évite la paralysie due à un face à face interpersonnel. Certes, elle n’est pas forcément anonyme, puisqu’une partie des données recueillies doivent forcément être affectées à un individu identifié. Mais on peut envisager de recueillir aussi des données anonymes permettant d’évaluer certains points importants, à la manière d’un sondage. L’écran joue donc parfois le rôle… d’écran protecteur.

Faciliter la transmission et la préservation des dossiers

Recueillir les données, et se conformer aux obligations légales, est une chose. On pourrait s’en contenter, mais il faut garder à l’esprit qu’un salarié est en droit de demander à consulter ses dossiers (1ère difficulté). Il peut aussi transmettre ses données à un futur employeur éventuel (2ème difficulté). Il faut donc prêter une grande attention à la pérennité et à la sauvegarde.
Les méthodes de gestions traditionnelles des dossiers et informations n’offrent pas beaucoup de garantie. La gestion papier est à la merci du moindre incident, et permet difficilement les sauvegardes. Une solution informatique traditionnelle est plus apte à réaliser une sauvegarde, mais encore faut-il la gérer avec des moyens… humains.
Les solutions web ou SaaS offrent des sauvegardes automatisées, et surtout décentralisées. Les données recueillies et enregistrées lors des opérations de suivi RPS, QVT, pénibilité, seront instantanément transmises. Elles partiront vers des serveurs de stockages éloignés (même si elles peuvent aussi être stockées parallèlement en interne), ce qui garanti leur pérennité.

Réserver à l’humain les taches à « intelligence ajoutée »

Enfin, il ne faut pas l’oublier, l’une des tâches d’une solution numérique est de décharger les « ressources humaines » des opérations les moins gratifiantes. Il serait dommage en effet de déléguer du temps « humain » à la gestion de dossiers et au classement. Ou encore à la copie éventuelle, à la recherche d’informations. Une solution numérique s’acquitte parfaitement de toutes ces actions en un temps record.
Par extension, cela permet justement de rendre le travail au sein d’une direction RH plus intéressant, en le recentrant sur les opérations à « forte intelligence ajoutée ». Donc, de préserver vos meilleurs collaborateurs sur le long terme. Une personne affectée à des tâches répétitives et au classement risque de vous quitter bien vite, alors que cette même personne s’attachera longtemps à une direction RH qui valorise ses capacités.

Et si l’on testait ?

Nous n’avons pas la prétention d’être exhaustif : il doit y avoir encore bien des points positifs à mettre au crédit des solutions Web et SaaS dédiées à la gestion des ressources humaines, et notamment à celle des RPS et QVT. De même que les solutions « traditionnelles » ne sont pas à jeter à la poubelle.
Il convient surtout de comprendre que ces solutions numériques travaillent aux cotés des DRH, pour faciliter leurs actions, sans jamais prétendre se substituer à quoi (ni à qui) que ce soit.
Comme elles sont de plus facilement testables en ligne (voir ci dessous), il y a tout lieu de leur accorder un minimum d’attention pour entrer sans arrière pensée dans l’ère des RH 2.0.
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Laurent Hercé
Marketor / SaaS Guru